Le linee guida AgID hanno reso obbligatoria la nomina di una figura specifica per la conservazione dei documenti informatici aziendali e ne regolano i requisiti, i compiti e le responsabilità sia per le aziende private che per la Pubblica Amministrazione.
Nei soggetti privati il ruolo del Responsabile della conservazione può essere svolto da una figura interna o esterna e deve essere esclusivamente una persona fisica. Stiamo parlando di un dirigente o un funzionario qualificato che presenti appropriate competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, questo perché deve essere in grado di definire, coordinare e monitorare una serie di attività delle quali è giuridicamente responsabile.
Ma in concreto di cosa si occupa?
I compiti che svolge sono davvero tanti ma i più rilevanti sono:
- definire le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione;
- predisporre il manuale di conservazione e curarne l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti;
- gestire il processo di conservazione e garantirne nel tempo la conformità alla normativa vigente;
- generare e sottoscrivere il rapporto di versamento;
- generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata;
- effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
- effettuare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
- adottare misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, se necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; idem per l’obsolescenza dei formati.
Il ruolo del Responsabile della conservazione può anche essere svolto da un soggetto esterno all’azienda a patto che sia diverso dal Conservatore. O ancora, le attività o parte di esse possono essere delegate all’interno dell’azienda a uno o più soggetti in possesso delle competenze richieste, ma la responsabilità resta comunque in capo al Responsabile della conservazione. In tal caso la delega deve specificare le funzioni e le competenze delegate e deve essere riportata nel manuale di conservazione.
Se il servizio di conservazione viene affidato al Conservatore, eccezion fatta per la predisposizione del manuale di conservazione, le attività, o alcune di esse, possono essere affidate al responsabile del servizio di conservazione, ma anche in questo caso la responsabilità giuridica generale fa capo al responsabile della conservazione.
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