Nel vasto panorama della gestione documentale aziendale, la conservazione digitale a norma, nota anche come conservazione sostitutiva, emerge come un processo informatico decisivo. Come abbiamo detto più volte, la conservazione dei documenti aziendali è molto più di una semplice risposta alle sfide nella ricerca di documenti cartacei. È una pratica fondamentale che non solo semplifica la gestione delle informazioni aziendali, ma garantisce anche la conformità con le normative e gli obblighi legali in continua evoluzione.
La conservazione digitale rappresenta l’iter informatico volto a proteggere, custodire e garantire il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale. È un processo quindi che va oltre la semplice archiviazione, assicurando autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, come richiesto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID.
Protezione legale nel tempo
Ciò che rende unico il processo di conservazione digitale a norma è l’efficacia probatoria garantita dalla sottoscrizione elettronica e dalla marca temporale. Le impronte di hash, le firme digitali e le marche temporali assicurano requisiti di immodificabilità, autenticità e validità legale, sia per i documenti in transizione dall’analogico al digitale che per quelli nativi digitali.
Le garanzie civilistiche offerte dalla conservazione digitale a norma dunque proteggono i documenti nel corso del tempo, evitando la perdita di valenza giuridica ed efficacia probatoria. Questo passaggio è fondamentale per la sicurezza e la conformità legale sia della Pubblica Amministrazione che delle aziende private.
Tutti i vantaggi della conservazione digitale
Maggiore efficienza operativa:
- Evoluzione dei processi amministrativi.
- Facilitazione della collaborazione cliente-fornitore.
- Accesso immediato e svincolo da postazioni fisiche di lavoro.
Risparmio di costi e ottimizzazione delle risorse:
- Eliminazione degli archivi cartacei e riutilizzo dello spazio.
- Approccio paperless con risparmi di budget.
- Riconversione del personale a professionisti più specializzati.
Sicurezza dei dati processati:
- Protezione garantita da firme digitali, marcature temporali e impronte di hash.
- Eliminazione di vincoli durante le fasi di esibizione alle autorità di controllo.
Scelta green:
- Contributo alla sostenibilità ambientale con la riduzione dell’uso di carta.
Quali documenti sono idonei alla conservazione digitale?
La risposta risiede nella distinzione tra documenti non unici, quali fatture emesse e ricevute, scritture contabili, DDT, CU, note spese e giustificativi, e documenti originali unici, ovvero cartacei con firme autografe. Mentre i primi possono godere della conservazione digitale a norma, i secondi richiedono un approccio più strutturato con una preventiva certificazione di processo. Inoltre, alcuni documenti unici, come le PEC, possono essere conservati direttamente in formato digitale, eliminando la necessità di procedure aggiuntive.
Lavorare senza carta (o quasi!) diventa quindi una realtà praticabile, con la conservazione digitale che si adatta alle diverse esigenze documentali con efficacia e sicurezza.
Il Responsabile della conservazione dei documenti informatici
Le direttive emanate da AgID impongono la designazione di un Responsabile della conservazione dei documenti informatici, normando in dettaglio i requisiti, le mansioni e le responsabilità sia per le imprese private che per la Pubblica Amministrazione.
Nel contesto delle realtà private, il ruolo del Responsabile della conservazione può essere affidato a una figura interna o esterna, a condizione che sia una persona fisica. Questa figura, che può essere un dirigente o di un funzionario qualificato, deve possedere competenze giuridiche, informatiche e archivistiche adeguate. La ragione dietro questa richiesta è che il Responsabile della conservazione ha la responsabilità giuridica di definire, coordinare e monitorare una serie di attività, richiedendo quindi una competenza interdisciplinare per assolvere ai suoi compiti con la dovuta perizia.
Il Manuale di conservazione digitale: fondamenti e obblighi normativi
Il Manuale di conservazione è un documento informativo che fornisce dettagli sulla struttura organizzativa, sui partecipanti e sui compiti nel processo di conservazione. Contiene un modello operativo completo, una chiara descrizione delle procedure e un’overview delle infrastrutture coinvolte. Si pone particolare attenzione alle misure di sicurezza per garantire la protezione dei documenti nel tempo.
È un requisito normativo per le Pubbliche Amministrazioni redigere, adottare con provvedimento ufficiale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il proprio Manuale di conservazione. Tale obbligo si estende anche ai soggetti privati, nei casi in cui la legislazione imponga precisi doveri di conservazione.
La stesura di questo documento dunque rappresenta un passo fondamentale per garantire la conformità normativa e gestire in modo efficace il sistema di conservazione nel tempo.
La conservazione delle Dichiarazioni di importazione
La recente Circolare n. 22/2022 dell’Agenzia delle Dogane ha segnato un cambiamento fondamentale nelle pratiche legate alle dichiarazioni doganali di importazione. Il tradizionale D.A.U. è stato formalmente sostituito da un documento in formato XML, seguendo le direttive dell’Unione Europea che vietano l’utilizzo di moduli cartacei.
Una parte essenziale di questa trasformazione è l’obbligo di trasmettere le dichiarazioni doganali di importazione esclusivamente in formato telematico, mettendo in evidenza l’importanza di apporre la firma digitale a tali documenti. In questo contesto, è necessario sottolineare che, proprio perchè firmate digitalmente, le dichiarazioni doganali di importazione devono essere conservate in formato digitale. Questo va oltre un semplice adempimento normativo; rappresenta un passo significativo verso una moderna gestione documentale, assicurando l’integrità, l’autenticità e la validità a lungo termine di informazioni cruciali per le operazioni doganali di importazione.
Imposta di bollo per registri contabili digitali: scadenze e procedure
L’obbligo di pagamento dell’Imposta di bollo sui registri contabili in formato digitale, come stabilito dal Decreto Ministeriale dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, richiede che il versamento sia effettuato online tramite modello F24 entro 120 giorni dalla conclusione dell’anno finanziario precedente. Il pagamento è dovuto ogni volta che si raggiungono 2.500 registrazioni o una frazione di esse.
La mancata adesione entro la scadenza può comportare sanzioni che vanno dal 100% al 500% dell’importo dell’imposta. In caso di errori, è possibile correggerli volontariamente attraverso il ravvedimento operoso, includendo il pagamento dell’imposta dovuta, di una sanzione ridotta e degli interessi.
Navigare nell’oceano della conservazione digitale a norma è essenziale per proteggere il patrimonio documentale di un’azienda o di una pubblica amministrazione. Seguire le normative vigenti, adottare le pratiche raccomandate e investire in soluzioni informatiche avanzate sono passi fondamentali per garantire la sicurezza, la conformità legale e il successo nel mondo digitale in evoluzione.
