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Fatturazione e Conservazione Elettronica

Soluzioni agili e innovative per fatturazione e conservazione elettronica, nel rispetto delle normative vigenti. Gestione, condivisione e reperimento dei documenti aziendali in formato digitale con il mantenimento stesso della loro validità legale.

Fatturazione Elettronica

L’introduzione obbligatoria della Fatturazione Elettronica è ormai assodata e le aziende hanno avuto modo di apprezzare i vantaggi che questa digitalizzazione, seppur imposta, sta apportando nel quotidiano. Oltre alla digitalizzazione del “documento Fattura” molte aziende hanno automatizzato interamente, o in parte, i processi che fanno parte del Ciclo Passivo. Tali processi sono l’accettazione della fattura, l’approvazione di pagamento con coinvolgimento dei relativi responsabili e la conservazione a norma della fattura.

I benefici derivanti dalla fatturazione elettronica, divenuta strumento di utilizzo quotidiano, possono crescere notevolmente per chi sceglie di digitalizzare tutto il processo “Source to Pay” ovvero il ciclo ordine-fattura-pagamento. Tale attività apre un ampio scenario di opportunità legate alla digitalizzazione di tutto il ciclo, che è importante cogliere per restare competitivi nel mercato.

Il nostro approccio

La soluzione proposta risponde a queste domande, consente di gestire tutti gli step operativi e in sostanza:

  • Acquisisce la fattura in formato xml (l’unico formato accettato) prodotta dall’ ERP oppure crea l’xml a partire da un file PDF
  • Controlla che la fattura sia completata nei campi necessari, per evitare di inviare fatture inesatte che sarebbero rifiutate dal Sistema di Interscambio
  • Compila il file con i dati mancanti fra cui il Trasmittente e l’Emittente, il numero identificativo univoco della fattura
  • Firma digitalmente la fattura con un certificato di firma del fornitore oppure con la firma dell’Intermediario
  • Dialoga con il Sistema di Interscambio gestendo anche le notifiche
  • Invia tutte le fatture in Conservazione Elettronica
  • Gestisce le ulteriori informazioni presenti in fattura per azioni di analisi approfondite

Il servizio di consulenza che offriamo e la possibilità di integrare le tecnologie necessarie per la fatturazione con gli ERP aziendali (link pagina connettori), semplificano per l’impresa l’adozione di questa procedura valutando con essa gli step necessari in base specifiche esigenze.

Conservazione Elettronica

In ogni azienda sono molti i documenti che devono essere conservati secondo le normative e spesso per farlo sono necessari grandi spazi e lunghi tempi per l’organizzazione e la ricerca.

La conservazione elettronica a norma è la procedura legale/informatica che permette di memorizzare i documenti in formato digitale mantenendo la loro validità legale negli anni. Tale strumento prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore, come ad esempio l’apposizione della firma digitale. Del riferimento e della marca temporale si conservano contenuto, forma e scopo.

Sfruttare la conservazione elettronica nella propria azienda è il primo passo da compiere per gestire in modo semplice ed ordinato le informazioni più preziose ed è indispensabile per avere un paperless office, perché permette di sostituire gran parte dei documenti cartacei con delle cartelle elettroniche protette

La conservazione digitale a norma può essere sfruttata per tanti tipi documenti, non necessariamente solo per i documenti “classici” aventi rilevanza ai fini fiscali del ciclo attivo e passivo, ma anche tanti altri documenti presenti nelle organizzazioni di tutte le aziende per i quali una conservazione sostitutiva al posto della conservazione cartacea, possa migliorarne la fruibilità, la condivisione ed ovviamente anche la conservazione nel tempo.

Alcuni esempi dei documenti dematerializzabili sono:

  • Ordini
  • Documenti di trasporto
  • Fatture
  • Ricevute e scontrini fiscali
  • Libro giornale
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati da Pubbliche Amministrazioni
  • Registri iva
  • Dichiarazioni fiscali
  • Libro Unico del Lavoro
  • Giornali di magazzino
  • Libri sociali
  • Contratti
  • ecc.

La nostra attività consiste nell’accompagnare l’impresa lungo tutto il percorso: dall’analisi della situazione aziendale attuale, alla scelta dei processi da digitalizzare e dei documenti da inviare in conservazione elettronica, alla formazione del responsabile della conservazione in azienda, fino ad arrivare all’assistenza continua nel tempo.

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