Cliente
La Bonifica Renana, autorità idraulica competente, opera all’interno del proprio comprensorio situato nel bacino del fiume Reno
Dipartimenti coinvolti
- Reparto HR
- Direzione
Tecnologie applicate
- Firma elettronica avanzata (FEA)
Il Consorzio della Bonifica Renana è un ente di diritto pubblico che riunisce tutti i proprietari di terreni e fabbricati che si trovano all’interno del suo comprensorio, situato nel bacino del fiume Reno in Emilia Romagna.
La sua funzione principale è garantire, attraverso il proprio reticolo idrografico artificiale, il corretto deflusso delle acque piovane provenienti dalle aree agricole ed urbane. Questa attività protegge il territorio dai rischi di allagamento e alluvione, sempre più elevati a causa della crescente urbanizzazione.
L’esigenza dell’azienda
L’esigenza del cliente era quella di poter disporre di una firma elettronica avanzata (FEA) per consentire alla Direzione e a ogni singolo dipendente di firmare la documentazione elettronica generata dal momento del colloquio di selezione in poi. Questa soluzione ha permesso all’azienda di automatizzare e semplificare le procedure di firma, migliorando l’efficienza operativa e riducendo la dipendenza dalla documentazione cartacea.
La firma elettronica avanzata ha lo stesso valore legale della firma autografa apposta su un documento analogico. Essa fornisce un metodo sicuro e conforme per sottoscrivere contratti, accordi e documenti a norma di legge. La FEA garantisce l’identità dell’autore e preserva l’integrità e l’immodificabilità del documento su cui viene applicata, offrendo un elevato livello di autenticazione e protezione.
All’interno di Bonifica Renana, diverse operazioni richiedono l’apposizione della firma elettronica avanzata. Tra queste troviamo:
- Contratto di assunzione: la firma elettronica avanzata viene utilizzata per sottoscrivere i contratti di assunzione dei nuovi dipendenti. Questo processo consente una rapida e sicura conclusione dell’accordo lavorativo, senza la necessità di documenti cartacei o firme autografe.
- Fascicolo dipendente: la gestione dei fascicoli dei dipendenti avviene in modo completamente elettronico, consentendo la raccolta e l’archiviazione di tutti i documenti pertinenti al rapporto di lavoro. La FEA viene utilizzata per firmare documenti come il contratto di lavoro, le comunicazioni interne, i permessi, i certificati e altri documenti correlati.
- Gestione dotazioni e DPI dipendenti: la firma elettronica avanzata viene impiegata per la gestione delle dotazioni e degli Equipaggiamenti di Protezione Individuale (DPI) dei dipendenti. Attraverso questa soluzione, Bonifica Renana può tenere traccia in modo accurato delle dotazioni assegnate a ciascun dipendente e garantire la conformità alle normative di salute e sicurezza sul lavoro.
L’utilizzo della firma elettronica avanzata in queste operazioni specifiche ha consentito a Bonifica Renana di semplificare i processi interni, eliminando la necessità di stampare, firmare manualmente e archiviare documenti cartacei. Ciò ha portato a una maggiore efficienza operativa, riducendo i tempi di elaborazione e fornendo un archivio digitale sicuro e facilmente accessibile per la documentazione dei dipendenti.
Inoltre, ha contribuito a migliorare la tracciabilità delle operazioni e l’integrità dei documenti, garantendo che ogni firma sia autentica e associata all’identità dell’autore. Questo ha rafforzato la sicurezza e la conformità alle normative, permettendo all’azienda di gestire in modo efficace la documentazione elettronica dei dipendenti.
Le soluzioni
Bonifica Renana dispone di molti dipendenti e la quantità di documentazione a loro dedicata è considerevole. Per soddisfare l’esigenza dell’azienda, abbiamo integrato ad ARXivar NEXT (già utilizzato con soddisfazione dall’azienda da diversi anni) il modulo ARX-eSigN, una soluzione di firma elettronica avanzata con un livello elevato di personalizzazione.
L’implementazione di ARX-eSigN ha permesso di creare un workflow completamente paperless per gestire la vasta quantità di documentazione dedicata ai dipendenti. Grazie a questa soluzione, non è più necessario stampare i documenti per poterli amministrare, firmare e archiviare. Ogni dipendente apporre la firma elettronica in modo semplice e veloce, anche in modalità remota.
L’utilizzo della firma elettronica avanzata ha portato a un significativo risparmio di tempo per l’azienda. Non è più necessario gestire manualmente la documentazione cartacea, eliminando così anche i costi associati alla stampa, ma tutto può essere svolto in modo digitale ed efficiente.
Inoltre, l’archiviazione digitale dei documenti consente un accesso rapido e sicuro alle informazioni. I documenti firmati elettronicamente vengono conservati in modo sicuro nel sistema ARXivar NEXT, facilitando la ricerca e riducendo il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti cartacei.
I VANTAGGI
La soluzione implementata presso Bonifica Renana ha portato a diversi benefici, tra cui:
- Automatizzazione delle procedure legate alla firma elettronica, consentendo una gestione rapida e sicura dei documenti firmati.
- Ottimizzazione dei processi documentali, riducendo i tempi di elaborazione e semplificando la gestione della documentazione aziendale.
- Creazione di un unico repository per i documenti aziendali, in particolare per il dipartimento delle risorse umane, facilitando l’archiviazione e l’accesso rapido alle informazioni.
- Adozione di un approccio paperless per la maggior parte dei documenti, riducendo la dipendenza dalla documentazione cartacea e promuovendo pratiche sostenibili.
- Sviluppo del pensiero innovativo degli IT Manager del Consorzio, che hanno potuto implementare successivi processi aziendali in modo autonomo grazie alle soluzioni tecnologiche adottate.
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La testimonianza
Gestire la documentazione non solo all’interno della nostra azienda ma anche verso l’esterno non è mai stato così semplice!
ARXivar ci ha permesso di snellire e velocizzare molti dei passaggi che in passato richiedevano più tempo e presenza fisica.
In particolare, il team dell’ufficio HR ora è in grado di implementare processi più efficienti e conformi agli standard dell’Industria 4.0 grazie alla digitalizzazione del fascicolo dipendente e l’utilizzo della fIrma elettronica avanzata.
La fattiva collaborazione con Talea Consulting ci ha permesso inoltre di semplificare l’intero ciclo di vita dei documenti di altre aree aziendali, migliorando così la soddisfazione dei dipendenti e la produttività complessiva dell’azienda.
Irene Manzi
ICT Consultant
