L’ufficio HR è ancora sommerso dalla carta?

Contratti di assunzione da stampare e far firmare, cedolini da inviare uno per uno, richieste ferie su moduli cartacei o via e-mail, fascicoli dipendente distribuiti tra raccoglitori, cartelle di rete e caselle di posta. Se il tuo ufficio Risorse Umane lavora ancora così, non è solo una questione di efficienza: è un problema di controllo, tracciabilità e conformità.

Ogni documento HR ha un valore legale e deve essere gestito con cura. Ma quando i processi sono manuali, il rischio di dimenticanze, errori e documenti fuori posto cresce con il numero dei dipendenti. E ricostruire la storia lavorativa completa di una persona diventa un’impresa.

La nostra soluzione HR, sviluppata su piattaforma ARXivar, è completamente configurabile e copre l’intero ciclo di gestione delle risorse umane: dalla selezione all’assunzione, dalla gestione quotidiana (ferie, permessi, cedolini, nota spese) alla conservazione digitale a norma del Libro Unico del Lavoro.

Ogni processo viene digitalizzato con workflow dedicati, firma elettronica integrata e un fascicolo dipendente digitale che raccoglie tutta la documentazione in un unico punto, sempre accessibile e aggiornato.

Cosa puoi fare con la soluzione HR

Portale CV e tracciamento colloqui

Raccogli le candidature tramite portale web, e-mail dedicata o integrazione con il sito aziendale. Ogni CV può essere collegato agli appunti del selezionatore, condivisi con i valutatori interni per decisioni più rapide e informate.

Gestione dell'iter di assunzione

Ogni fase dell’assunzione viene assegnata al referente corretto: richiesta assunzione al responsabile di area, preparazione documenti all’ufficio personale, contratto alla direzione, iscrizione a libro paga all’amministrazione, postazione di lavoro all’IT. Tutto tracciato, niente dimenticato.

Firma del contratto con firma elettronica

Il contratto di assunzione viene firmato digitalmente — con firma grafometrica per chi è in sede o firma OTP per chi è a distanza — senza bisogno di stampare, scansionare o spedire nulla.

Fascicolo dipendente digitale

CV, contratto, documento d’identità, destinazione TFR, attestati di formazione, cedolini, piani ferie: tutta la storia lavorativa di ogni dipendente in un fascicolo digitale organizzato, sempre consultabile e aggiornato.

Ferie, permessi e nota spese

Il dipendente inserisce la richiesta da una maschera semplice, anche da smartphone. Il responsabile approva o rifiuta direttamente dall’e-mail. Un calendario condiviso consente di monitorare presenze e assenze con filtri per ufficio, ruolo o organigramma.

Invio cedolini e conservazione LUL

I cedolini vengono inviati automaticamente all’e-mail personale di ciascun dipendente, con download tramite link protetto e tracciamento della consultazione. Il Libro Unico del Lavoro viene conservato a norma in formato digitale, come previsto dal DM 9 luglio 2008.

I benefici concreti per la tua azienda

Un unico punto di accesso per tutta la documentazione HR

Basta raccoglitori, cartelle di rete e allegati nelle e-mail. Ogni informazione è nel fascicolo dipendente, organizzata e ricercabile in pochi clic.

Processi standardizzati e tracciabili

Dall’assunzione alle ferie, ogni attività segue un flusso definito con responsabilità chiare, tempi monitorabili e nessun passaggio lasciato al caso.

Meno carta, meno tempo, meno errori

Firma digitale, invio automatico dei cedolini e workflow guidati eliminano le attività manuali più ripetitive e a basso valore aggiunto.

Conformità e conservazione a norma

Contratti, cedolini, giustificativi e LUL vengono conservati digitalmente a norma, con firma e marca temporale dove richiesto.

Scarica la presentazione completa

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