Talea Consulting al POLIMI: l’AI applicata al controllo degli ordini fornitori
Talea Consulting ha partecipato all’Artificial Intelligence & Automation Talk dell’Osservatorio IBPA degli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, portando un caso concreto di applicazione dell’Intelligenza Artificiale ai processi aziendali.
Al centro dell’intervento c’è stata la storia di successo del nostro cliente Minipan, azienda che ha scelto di automatizzare il processo di controllo delle conferme d’ordine dei fornitori attraverso la consulenza di Talea Consulting.
A raccontare il progetto sono stati Luca Tumidei, COO di Talea Consulting, ed Enrico Cardinali, IT Manager di Minipan, con l’intervento:
“Talea Consulting automatizza il controllo degli ordini ai fornitori con l’intelligenza artificiale”
Un progetto che ha mostrato come l’AI possa generare benefici concreti quando viene applicata a processi ben definiti, caratterizzati da volumi significativi, attività ripetitive e un elevato assorbimento di tempo da parte delle persone.
Da un’attività manuale a un processo automatizzato
Il processo di controllo delle conferme d’ordine rappresentava per l’ufficio acquisti di Minipan un’attività essenziale, ma particolarmente onerosa.
Ogni documento ricevuto dai fornitori doveva essere verificato confrontando le informazioni contenute nella conferma d’ordine con quelle presenti nei sistemi aziendali.
Codici, quantità, prezzi, date di consegna e altre informazioni dovevano essere controllati puntualmente per individuare eventuali incongruenze prima che queste potessero generare problemi nelle fasi successive del processo.
Su volumi elevati, un’attività di questo tipo ha un impatto significativo: richiede tempo, aumenta il rischio di errori manuali e sottrae risorse ad attività che richiedono maggiore capacità di analisi e di decisione.
L’obiettivo del progetto è stato quindi quello di automatizzare il più possibile il controllo documentale, lasciando alle persone la gestione delle sole situazioni che richiedevano realmente un intervento.
Il ruolo dell’Intelligenza Artificiale
La soluzione realizzata ha permesso di acquisire le conferme d’ordine, interpretarne automaticamente il contenuto e confrontare i dati presenti nei documenti con quelli degli ordini registrati nei sistemi aziendali.
L’Intelligenza Artificiale è stata utilizzata non semplicemente per leggere i documenti, ma per supportare un vero e proprio processo decisionale.
Quando le informazioni sono risultate coerenti, il sistema ha potuto completare autonomamente il controllo. Quando, invece, sono state individuate delle anomalie, l’AI ha evidenziato agli operatori esclusivamente gli elementi da verificare, evitando loro di dover controllare manualmente l’intero documento.
Questo approccio ha permesso di combinare automazione e supervisione umana, assegnando alla tecnologia le attività ripetitive e lasciando alle persone la gestione delle eccezioni e delle situazioni che richiedono competenza.
Oltre 10.000 documenti gestiti nel primo anno
I risultati ottenuti nel primo anno di utilizzo hanno evidenziato il valore dell’automazione.
La soluzione ha gestito oltre 10.000 documenti relativi a circa 300 fornitori.
Il 76% delle conferme d’ordine è stato elaborato in completa autonomia, senza richiedere alcun intervento da parte dell’ufficio acquisti.
Nel restante 24% dei casi, gli operatori sono stati supportati dall’AI nell’individuazione delle non conformità, potendo concentrare l’attenzione esclusivamente sulle informazioni che richiedevano una verifica.
Il beneficio si è tradotto anche in un importante recupero di tempo.
Il nuovo processo ha consentito di risparmiare mediamente circa 10 minuti per ogni documento elaborato.
Considerando i volumi annuali, questo risultato è equivalso a circa 150 giornate/uomo recuperate in un anno.
Tempo che l’azienda ha potuto destinare ad attività a maggiore valore aggiunto.
Più efficienza, ma anche maggiore qualità del processo
Il valore del progetto non si è limitato alla riduzione dei tempi operativi:
- L’automazione ha permesso di ottenere un processo più strutturato, controllabile e affidabile.
- La riduzione delle attività manuali ha contribuito a diminuire gli errori di trascrizione, mentre l’identificazione automatica delle anomalie ha reso più semplice e puntuale la gestione delle non conformità.
- Anche la tracciabilità delle attività è migliorata, consentendo di avere una maggiore visibilità sulle verifiche effettuate e sulle eventuali correzioni richieste ai fornitori.
I benefici hanno coinvolto anche questi ultimi, grazie a un processo più semplice e standardizzato per l’invio e la gestione della documentazione.
Per l’ufficio acquisti, invece, il cambiamento è stato soprattutto organizzativo: gli operatori hanno potuto ridurre il tempo dedicato ai controlli ripetitivi e concentrarsi sulle eccezioni e sulle attività che richiedono valutazione, esperienza e capacità decisionale.
Un esempio concreto di AI applicata ai processi aziendali
La partecipazione all’Artificial Intelligence & Automation Talk del Politecnico di Milano è stata un’occasione per condividere un’esperienza concreta di trasformazione dei processi attraverso l’Intelligenza Artificiale.
Il progetto Minipan ha mostrato un principio che consideriamo centrale nell’approccio di Talea Consulting: il valore dell’AI non deriva dalla tecnologia in sé, ma dalla sua capacità di migliorare processi reali e misurabili.
Automatizzare non significa semplicemente eseguire più velocemente un’attività, ma anche ripensare il processo, individuare dove l’intervento umano genera realmente valore e utilizzare la tecnologia per eliminare attività ripetitive, ridurre gli errori e rendere disponibili informazioni più affidabili.
Nel caso di Minipan questo approccio ha permesso di trasformare un’attività manuale ad alto assorbimento di tempo in un processo in larga parte autonomo, mantenendo il controllo umano dove necessario.
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