Cassetto Doganale ADM: come automatizzare il download dei documenti e la gestione dei dati doganali
Quanto tempo perde ogni giorno il tuo ufficio import/export per accedere al portale ADM, scaricare le bolle doganali, verificare i prospetti e archiviare i documenti?
Per molte aziende la gestione della documentazione doganale è ancora un processo manuale e ripetitivo, che richiede tempo e aumenta il rischio di errori, dimenticanze e ritardi.
Tra accessi al portale, ricerca dei codici MRN, download dei prospetti e verifiche dei visti uscire, anche un’operazione apparentemente semplice può trasformarsi in un’attività onerosa, soprattutto quando i volumi delle spedizioni aumentano.
Con la Soluzione Cassetto Doganale di Talea Consulting automatizzi l’intero processo, dal recupero dei documenti fino all’estrazione dei dati, riducendo le attività manuali e rendendo la gestione documentale più efficiente, organizzata e tracciabile.
Cassetto Doganale ADM: cos’è e come funziona l’accesso dal PUDM?
Il Cassetto Doganale ADM permette agli operatori autorizzati di consultare e recuperare la documentazione relativa alle operazioni di importazione ed esportazione.
L’accesso avviene attraverso i servizi del Portale Unico Dogane e Monopoli (PUDM Dogane), utilizzando le credenziali e le autorizzazioni previste dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.
Attraverso il portale è possibile recuperare documenti fondamentali, come:
- Prospetto di riepilogo ai fini contabili, necessario per le registrazioni contabili e gli adempimenti fiscali relativi alle importazioni.
- Prospetto sintetico della dichiarazione doganale, contenente le principali informazioni dell’operazione.
- Documentazione di esportazione e visti uscire, utili per verificare l’effettiva uscita delle merci dal territorio doganale dell’UE.
Ma per le aziende che gestiscono numerose spedizioni, accedere al portale, ricercare ogni dichiarazione e scaricare manualmente i documenti può rappresentare un notevole dispendio di tempo.
A questo si aggiunge la necessità di gestire correttamente le autorizzazioni di accesso e le eventuali deleghe al Cassetto Doganale per gli spedizionieri, secondo le regole ADM.
Come scaricare automaticamente le bolle doganali dal portale ADM?
Per scaricare una bolletta doganale e recuperare i relativi prospetti gli operatori devono normalmente accedere ai servizi ADM, individuare la dichiarazione tramite MRN e procedere al download dei file disponibili.
Un’attività semplice se occasionale, ma ripetitiva quando deve essere svolta quotidianamente su decine o centinaia di pratiche.
La Soluzione Cassetto Doganale di Talea Consulting automatizza il download dei documenti doganali, eliminando la necessità di effettuare manualmente le singole operazioni.
Grazie alla tecnologia RPA (Robotic Process Automation) il sistema recupera i documenti disponibili attraverso gli accessi autorizzati al portale ADM, li associa alle rispettive operazioni e li organizza in fascicoli digitali ricercabili.
In questo modo l’azienda può:
- Ridurre i tempi di lavorazione, eliminando accessi e download ripetitivi.
- Limitare errori e dimenticanze, automatizzando il recupero dei documenti.
- Centralizzare le informazioni, evitando archivi frammentati e documenti dispersi.
- Monitorare i visti uscire, facilitando il controllo delle operazioni di esportazione.
- Automatizzare la conservazione digitale a norma, secondo il processo previsto dalla soluzione.
- Semplificare il lavoro degli uffici amministrativi e import/export, rendendo più immediata la ricerca dei documenti.
Il risultato? Meno tempo dedicato alla gestione dei file e più risorse disponibili per le attività di controllo e verifica.
Estrazione dati dal Cassetto Doganale: con l’AI, dal documento all’informazione
Recuperare automaticamente i documenti è il primo passo, ma il vero valore emerge quando anche le informazioni contenute nei prospetti doganali possono essere utilizzate senza doverle trascrivere manualmente.
Per questo Talea Consulting ha introdotto un modulo di Intelligenza Artificiale per l’estrazione dei dati dal Cassetto Doganale.
La soluzione consente di analizzare i documenti recuperati e trasformare le informazioni in dati strutturati, tra cui:
- Dati di testata delle dichiarazioni e riferimenti MRN.
- Codici e voci doganali.
- Massa lorda, massa netta e unità supplementari.
Le informazioni possono essere organizzate e consultate attraverso report, facilitando verifiche e analisi.
Questa funzionalità offre un vantaggio concreto anche per le aziende coinvolte negli adempimenti CBAM (Carbon Border Adjustment Mechanism), supportando la raccolta e l’elaborazione dei dati necessari alle attività di rendicontazione.
Dal semplice download alla valorizzazione dei dati: l’AI permette di ridurre ulteriormente le attività ripetitive e rendere più efficienti i processi doganali.
Perché scegliere Cassetto Doganale di Talea Consulting?
La digitalizzazione dei processi doganali non significa soltanto eliminare la carta, ma ridurre le operazioni manuali, migliorare il controllo delle informazioni e rendere i documenti disponibili quando servono.
Con Cassetto Doganale le aziende possono automatizzare un processo che spesso coinvolge quotidianamente uffici import/export, amministrazione e logistica, ottenendo benefici concreti in termini di tempo, organizzazione e affidabilità.
La soluzione può inoltre integrarsi in un percorso più ampio di digitalizzazione dell’import/export, affiancando Dogana 4.0 di Talea Consulting, dedicata alla gestione automatizzata delle pratiche doganali.
Quanto tempo potresti risparmiare automatizzando il Cassetto Doganale?
Se la tua azienda gestisce ancora manualmente il download dei prospetti doganali, la verifica dei visti uscire e l’archiviazione dei documenti, è il momento di valutare un approccio diverso.
Automatizza le attività ripetitive, centralizza i documenti e sfrutta l’AI per trasformare le informazioni doganali in dati utilizzabili.
