ARXivar AI Chatbot: trova, analizza e utilizza le informazioni aziendali con l’AI

Quanto tempo perdi ogni giorno per cercare informazioni o analizzare documenti che hai già a disposizione?

Un contratto da verificare, una procedura da consultare, due offerte da confrontare o un documento da sintetizzare. Attività quotidiane che possono richiedere diversi minuti, soprattutto quando le informazioni sono distribuite tra sistemi e archivi differenti.

E se potessi trovare le risposte semplicemente facendo una domanda oppure confrontare e riassumere documenti senza doverli leggere integralmente?

Con i Chatbot AI di ARXivar l’Intelligenza Artificiale semplifica la gestione delle informazioni aziendali, riducendo le attività manuali e supportando le persone nel lavoro quotidiano.

Due funzionalità differenti, pensate per rispondere a esigenze specifiche.

Chatbot per la ricerca semantica: trova le risposte, non soltanto i documenti

Quante volte ti è capitato di dover cercare una informazione, ma non ricordavi dove trovarla? Un accordo commerciale, una procedura aggiornata o la soluzione a un problema tecnico già affrontato.

Normalmente, recuperare queste informazioni significa consultare più documenti, verificarne le versioni e coinvolgere altri colleghi.

Il Chatbot per la ricerca semantica di ARXivar permette di interrogare documenti e fonti aziendali attraverso domande formulate in linguaggio naturale, ottenendo risposte contestualizzate con riferimenti alla documentazione originale.

Non si limita a trovare un file, ma analizza il significato delle informazioni, mette in relazione più fonti e restituisce direttamente la risposta richiesta.

Ad esempio:

• Acquisti: “Quali condizioni contrattuali abbiamo concordato con il fornitore X?”
• Qualità: “Qual è la procedura di validazione di un nuovo listino?”
• Ufficio tecnico: “Come abbiamo risolto l’errore segnalato nel ticket X?”

Chatbot documenti: confronta, riassumi e riscrivi con l’AI

Non sempre il problema è trovare un documento: a volte sappiamo già su quali file dobbiamo lavorare, ma dobbiamo analizzarli, confrontarli o rielaborarne il contenuto.

Il Chatbot documenti di ARXivar permette di interagire direttamente con i documenti selezionati dall’utente, senza effettuare una ricerca preliminare.

Attraverso semplici richieste è possibile:

• Confrontare due contratti o documenti, individuandone le differenze.
• Riassumere relazioni, manuali e documentazione articolata.
• Riscrivere testi quando nella versione originale ci sono formulazioni ambigue o imprecise per renderli più leggibili senza introdurre nuovi elementi.

L’AI lavora quindi direttamente sui contenuti individuati dall’utente, semplificando attività di analisi e rielaborazione che altrimenti richiederebbero un intervento manuale.

Fino al 90% di tempo in meno nelle ricerche documentali

Una semplice ricerca può richiedere dai 5 ai 30 minuti tra consultazione di documenti, verifica delle versioni e confronto con i colleghi. Con il Chatbot per la ricerca semantica, molte richieste possono essere risolte in pochi secondi, con una riduzione dei tempi di ricerca documentale fino al 70-90%, secondo le misurazioni e le stime raccolte.

Il vantaggio non riguarda soltanto la velocità di ricerca, ma anche la possibilità di ottenere direttamente l’informazione utile, senza leggere interi documenti.

AI Chatbot e sicurezza: informazioni accessibili solo agli utenti autorizzati

I Chatbot AI di ARXivar rispettano obbligatoriamente le autorizzazioni e i livelli di riservatezza definiti all’interno della piattaforma, garantendo che ogni utente possa consultare esclusivamente i documenti per i quali dispone dei necessari permessi di accesso.

I chatbot utilizzano unicamente le informazioni contenute nei documenti presenti su ARXivar, senza possibilità di aggirare le restrizioni di accesso configurate nel sistema.

In questo modo l’Intelligenza Artificiale rende le informazioni aziendali più facilmente accessibili, mantenendo gli stessi criteri di sicurezza e riservatezza già applicati alla gestione documentale.

Porta l’AI nei tuoi processi con Talea Consulting

L’Intelligenza Artificiale deve aiutare gli utenti a utilizzare meglio le informazioni aziendali, non solo ridurre i tempi operativi.

Talea Consulting supporta le aziende nell’integrazione dell’AI nei processi documentali, trasformando esigenze operative in benefici concreti.

Quanto tempo potrebbe risparmiare la tua azienda se trovare, confrontare e analizzare informazioni diventasse più semplice?