La digitalizzazione dei processi aziendali attraverso la software integration

La digitalizzazione dei processi aziendali attraverso la software integration

Mercati sempre più dinamici e tecnologie sempre più evolute possono essere per le aziende un’opportunità oppure una minaccia.

Se è vero che le attività dell’uomo si devono integrare con la tecnologia è altrettanto vero che anche le soluzioni tecnologiche devono integrarsi tra loro per poter accrescere l’impatto che hanno sui risultati desiderati dall’azienda.

Le procedure gestite “a mano” (carta, scambio di email e file, …) non consentono affatto un monitoraggio concreto dei processi e spesso fanno addirittura perdere molto del vantaggio acquisito inizialmente con l’implementazione di un sistema ERP (Enterprise Resource Planning).

Il software gestionale è ideale per elaborare ed archiviare un’enorme quantità di dati e la sua adozione apporta innumerevoli vantaggi (precisione, rapidità) per quelli che sono i tradizionali processi amministrativi, produttivi e acquisti/vendite, ma automatizzare i processi con un ERP non è sempre possibile, per limiti tecnici del software o per upgrade troppo costosi.

I decison maker più lungimiranti affiancano al “gestionale” un sistema BPM (Business Process Management) per automatizzare tutti i processi aziendali al fine di limitare i rischi, incrementare la flessibilità e la sostenibilità dell’impresa.
Le aziende inoltre hanno la necessità di misurare le prestazioni di un processo e i KPI in tempo reale quindi possiamo dire che l’integrazione tra i gestionali ERP e i sistemi BPM si rivela in molti casi la scelta vincente non solo dal punto di vista meramente operativo ma anche in termini economici.

I processi più comunemente richiesti dalle aziende sono:

  • Il processo di acquisto di beni e servizi (ciclo passivo). Per avere sotto controllo le spese in un determinato arco temporale si rende necessario per le imprese mappare tutte le fasi del ciclo, dalla determinazione del fabbisogno alla scadenza e pagamento della fattura del fornitore.
    La corretta gestione del ciclo passivo è determinante per adempiere agli obblighi di natura fiscale, il monitoraggio dei costi di produzione (anche in tempo reale)
    e la rendicontazione infrannuale e annuale.
  • Il processo di archiviazione della documentazione di produzione (schemi e disegni tecnici). Un ufficio tecnico ben organizzato con processi e criteri chiari è il sogno di tutte le aziende manifatturiere. Le frequenti modifiche agli schemi e disegni tecnici devono poter essere monitorate per garantire che siano accurate e abbiano il livello di approvazione necessario. I software di gestione della documentazione tecnica in genere non forniscono la possibilità di monitorare tutte le fasi del progetto, così succede che gran parte del processo avviene utilizzando email o carta.
    La documentazione tecnica della divisione R&D dovrebbe essere gestita da un flusso di lavoro che consenta la registrazione della cronologia delle revisioni e la possibilità di ripristinarne una in un qualsiasi momento, l’approvazione e la condivisione sicura dei file all’interno dell’azienda o all’esterno (aziende terziste).
  • Documentazione e processi di qualità con attenzione al versioning e alla distribuzione degli stessi. L’implementazione di un processo digitale per il controllo della qualità nel settore manifatturiero consente da una parte di poter monitorare ogni fase della produzione in tempo reale, dall’altra di avere a  portata di mano tutta la documentazione (certificazioni) in pochi click.

In generale ricorda che non c’è innovazione di processo senza una combo tra i vari software presenti in azienda, informazioni ed evoluzione organizzativa.