Manuale della Conservazione Elettronica: perché aggiornarlo oggi può evitare problemi domani
Il Manuale della Conservazione Elettronica è il documento che descrive in modo dettagliato l’organizzazione, i soggetti coinvolti, i ruoli, il modello di funzionamento, il processo di conservazione, le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.
La conservazione elettronica dei documenti non è solo un adempimento tecnico: è un processo aziendale che deve essere governato, documentato e mantenuto nel tempo.
Dal 1° gennaio 2022 sono operative le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che hanno rafforzato il quadro di riferimento per la gestione documentale digitale.
Per le aziende che conservano documenti informatici soggetti a obblighi di legge, avere un Manuale della Conservazione aggiornato è fondamentale per dimostrare la corretta gestione del processo e ridurre i rischi in caso di controlli.
Perché aggiornare il Manuale della Conservazione
Molte aziende hanno già predisposto il proprio Manuale della Conservazione, spesso in fase di avvio del servizio di conservazione digitale. Tuttavia, il manuale non è un documento statico.
Nel tempo possono cambiare:
- i riferimenti normativi
- i soggetti coinvolti nel processo
- il Responsabile della Conservazione o il Legale Rappresentante
- le classi documentali conservate
- le modalità operative
- i sistemi utilizzati
- gli eventi rilevanti da riportare nello storico del documento
Le Linee Guida AgID prevedono infatti che il Responsabile della Conservazione predisponga il manuale e ne curi l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Un manuale non aggiornato può quindi non rappresentare più correttamente il processo reale di conservazione adottato dall’azienda. Questo può generare criticità in fase di verifica, soprattutto quando il documento non risulta coerente con l’organizzazione aziendale, con le tipologie documentali effettivamente conservate o con il sistema di conservazione utilizzato.
Un presidio importante per la conformità
Mantenere aggiornato il Manuale della Conservazione significa avere un presidio documentale utile a dimostrare che il processo di conservazione digitale è gestito in modo controllato e conforme.
In ambito fiscale, la mancata conservazione secondo le prescrizioni delle scritture contabili, dei documenti e dei registri previsti dalla normativa può comportare sanzioni amministrative da 1.000 a 8.000 euro, secondo quanto previsto dall’art. 9 del D.Lgs. 471/1997.
Per questo motivo è importante verificare periodicamente che il Manuale della Conservazione sia completo, corretto e allineato alla situazione aziendale attuale.
Il servizio di Talea Consulting
Talea Consulting supporta le aziende nella verifica e nell’aggiornamento del Manuale della Conservazione Elettronica, intervenendo sui manuali già predisposti e depositati all’interno del sistema di conservazione digitale.
I nostri consulenti analizzano il documento esistente, individuano eventuali informazioni da correggere o integrare e curano gli aggiornamenti necessari, con un approccio operativo e orientato alla conformità.
Il servizio comprende in particolare:
Aggiornamento dei riferimenti normativi
Verifichiamo che il manuale riporti riferimenti normativi corretti e aggiornati, in linea con il quadro regolatorio vigente.
Revisione di terminologia, acronimi e glossario
Controlliamo la coerenza del linguaggio utilizzato nel documento, aggiornando definizioni, sigle e termini tecnici dove necessario.
Controllo dei soggetti coinvolti
Verifichiamo che siano indicati correttamente i soggetti che intervengono nel processo di conservazione, come Responsabile della Conservazione, Legale Rappresentante ed eventuali altri ruoli aziendali o esterni.
Verifica delle classi documentali oggetto di conservazione
Analizziamo le tipologie documentali riportate nel manuale e le confrontiamo con quelle effettivamente gestite nel sistema di conservazione digitale.
Aggiornamento dell’esercizio di inizio della conservazione digitale
Controlliamo che sia indicato correttamente l’esercizio a partire dal quale l’azienda ha avviato la conservazione digitale dei propri documenti.
Inserimento di eventi rilevanti nello storico
Aggiorniamo lo storico del manuale con eventuali modifiche organizzative, tecniche o procedurali che devono essere tracciate.
Caricamento della versione aggiornata sul sistema di conservazione
A completamento dell’attività, supportiamo l’azienda nel caricamento della versione aggiornata del Manuale all’interno del sistema di conservazione digitale.
Un’attività semplice, ma strategica
L’aggiornamento del Manuale della Conservazione è spesso percepito come un adempimento secondario. In realtà, rappresenta un elemento essenziale per mantenere ordinato e verificabile l’intero processo di conservazione elettronica.
Con il supporto di Talea Consulting l’azienda può contare su consulenti specializzati in digitalizzazione documentale e processi aziendali, capaci di intervenire in modo puntuale sul documento e di ridurre il rischio di incongruenze, omissioni o informazioni non aggiornate.
Verifica se il tuo Manuale è aggiornato
Se la tua azienda ha già un Manuale della Conservazione depositato, questo è il momento giusto per verificarne la correttezza.
Talea Consulting può aiutarti a controllare il documento, aggiornarlo e caricare la nuova versione nel sistema di conservazione digitale, garantendo maggiore coerenza tra normativa, processi aziendali e strumenti utilizzati.
