Cliente

La Clinica San Martino è una struttura sanitaria privata all’avanguardia, impegnata a fornire servizi medici di alta qualità ai suoi pazienti e situata in Lombardia.

Dipartimenti coinvolti

  • Amministrazione
  • Vendite

Tecnologie applicate

  • ARXivar NEXT

Clinica San Martino è una struttura sanitaria all’avanguardia che offre una vasta gamma di servizi medici e chirurgici. Con un approccio orientato alla qualità del servizio e all’innovazione tecnologica, la clinica si impegna a garantire il massimo benessere dei pazienti attraverso l’adozione di pratiche moderne e l’efficienza nella gestione dei processi interni. La struttura si distingue per la sua attenzione alla digitalizzazione e all’ottimizzazione dei flussi di lavoro, sempre con l’obiettivo di migliorare l’esperienza del paziente e la gestione clinica.

L’esigenza dell’azienda

Nell’ottica di modernizzare e ottimizzare i propri processi, la Clinica San Martino ha identificato la necessità di implementare una gestione Paperless dei documenti. L’obiettivo principale era centralizzare in un unico strumento la gestione di differenti processi e documenti, con lo scopo finale di digitalizzare l’intera cartella clinica dei pazienti. Era necessario un sistema che consentisse una gestione documentale efficiente ed efficace, capace di gestire vari tipi di documenti come consensi privacy, preventivi e pratiche assicurative.

La soluzione

Per rispondere a queste esigenze, la Clinica San Martino si è rivolta a Talea Consulting, che ha implementato le seguenti soluzioni.

Digitalizzazione dei consensi

  • Utilizzo della firma grafometrica per i consensi dei pazienti.
  • Registrazione del paziente nel sistema al primo accesso.
  • Generazione automatica dei modelli di consenso senza stampa cartacea.
  • Firma del paziente su tavoletta grafometrica e archiviazione automatica nel documentale.

Digitalizzazione dei preventivi

  • Acquisizione automatica dei preventivi in formato PDF dal software aziendale.
  • Invio automatico di e-mail ai pazienti.
  • Gestione automatizzata delle risposte e aggiornamento dello stato dei preventivi.
  • Sistema di statistiche per monitorare l’andamento dei preventivi.

Gestione pratiche assicurative

  • Importazione automatica delle pratiche dal software clinico.
  • Acquisizione della documentazione tramite riconoscimento Barcode.
  • Invio automatico delle pratiche alle compagnie assicurative.
  • Aggiornamento automatico dello stato di pagamento nel documentale.
  • Sistema di alert per monitorare le pratiche non ancora riscosse.

I VANTAGGI

L’implementazione di queste soluzioni ha portato numerosi vantaggi alla Clinica San Martino:

Efficienza operativa: riduzione significativa dei tempi di gestione per consensi, preventivi e pratiche assicurative.

Riduzione dei costi: diminuzione delle spese legate alla gestione cartacea dei documenti.

Maggiore accuratezza: minimizzazione degli errori umani grazie all’automazione dei processi.

Miglioramento del monitoraggio: possibilità di generare statistiche e report in tempo reale sullo stato dei preventivi e delle pratiche assicurative.

Ottimizzazione del flusso di lavoro: gestione paperless che ha semplificato le procedure interne.

Maggiore soddisfazione del personale: gli operatori di sportello hanno notato un netto miglioramento nella gestione quotidiana delle pratiche.

Conformità normativa: gestione sicura e conforme dei dati sensibili dei pazienti.

Accessibilità migliorata: facile reperimento dei documenti digitalizzati per consultazioni future.

La testimonianza

L’implementazione di queste soluzioni digitali ha trasformato radicalmente il nostro modo di lavorare. La gestione paperless ci ha permesso di ottimizzare i nostri processi, riducendo significativamente i tempi di gestione delle pratiche e migliorando l’efficienza complessiva della clinica. La digitalizzazione dei consensi, dei preventivi e delle pratiche assicurative non solo ha semplificato il lavoro del nostro personale, ma ha anche migliorato l’esperienza dei nostri pazienti. Siamo particolarmente soddisfatti del supporto ricevuto da Talea Consulting, che ci ha guidato con competenza in questo percorso di trasformazione digitale. Guardando al futuro, siamo entusiasti di continuare su questa strada, con l’obiettivo di digitalizzare completamente la cartella clinica dei nostri pazienti, garantendo un servizio sempre più efficiente e di alta qualità.

Alberto Pedretti
CEO Clinica San Martino