Project Description

Cliente

Unieuro, azienda leader nella grande distribuzione organizzata di elettronica ed elettrodomestici

Dipartimenti coinvolti

  • Ufficio acquisti
  • Amministrazione
  • Vendite

Tecnologie applicate

  • Document management e workflow
  • Sharing & Collaboration
  • Fatturazione e conservazione elettronica

Le esigenze dell’azienda

Unieuro è il primo retailer multicanale in Italia, con 450 punti vendita sul territorio nazionale e circa 3000 dipendenti. Leader per la vendita di elettronica di consumo ed elettrodomestici, è un’azienda particolarmente attenta alle nuove tecnologie e a come integrarle nei canali di vendita per garantire un’esperienza di acquisto soddisfacente, sia fisica che digitale.

L’esigenza di semplificare e digitalizzare le attività di logistica outbound ha portato Unieuro e Talea Consulting a lavorare insieme: Unieuro invia ogni giorno migliaia di prodotti a tutti i punti vendita; per semplificare le procedure e azzerare il margine di errore era necessario quindi dematerializzare i processi, partendo dalla condivisione dei documenti di trasporto dal magazzino centrale alle sedi.

Le soluzioni

Dematerializzazione dei processi aziendali

Attraverso la soluzione di Gestione Documentale e di Business Process Management Arxivar, Unieuro ha eliminato totalmente la carta dalla gestione dei Documenti di Trasporto (DDT), il processo aziendale più oneroso e impegnativo in termini di costi e numeri.

Oggi i DDT, per la consegna della merce dai magazzini centrali verso i diversi punti vendita, franchising e hub di zona, sono gestiti in modalità esclusivamente elettronica prima ancora della consegna della merce. Questo permette agli operatori di avere tutte le informazioni necessarie sui prodotti spediti, in formato completo e facilmente accessibile dai dispositivi aziendali.

Cliccando sul link per l’accesso alla condivisione, l’utente del punto vendita è indirizzato sul portale di Arxivar/Unieuro dal quale può consultare il riepilogo dei Documenti di trasporto ed effettuare il download.

I DDT digitali e i relativi CMR creati vengono archiviati automaticamente in Arxivar, che crea una “condivisione” contenente tutti i DDT presenti in un CRM e il documento riepilogativo, un unico file.

Tramite Arxivar, inoltre

  • vengono archiviati e gestiti tutti gli altri documenti fiscali, quali ad esempio le Fatture di Vendita e di Acquisto. Ognuno di questi documenti è consultabile anche dal gestionale e dagli altri sistemi utilizzati da Unieuro.
  • viene controllata la sequenzialità della numerazione dei documenti fiscali archiviati prima dell’invio al sistema che si occupa della Conservazione Elettronica a norma.

Grazie al progetto Unieuro, Talea Consulting è arrivata tra i finalisti per il Premio Innovazione a SMAU Bologna 2015.

La testimonianza

Arxivar ha apportato alla nostra realtà aziendale 3 vantaggi distintivi:

  1. la dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti estesa oltre che ai DDT ad altre tipologie documentali con sostanziale abbattimento costi;
  2. la condivisione temporizzata dei documenti digitali tramite link anziché tramite la diffusione di allegati ha aumentato il livello di affidabilità e di sicurezza della Distribuzione delle informazioni grazie al monitoraggio degli accessi;
  3. la modularità di ARxivar ci ha consentito di calarlo ad hoc in diverse aree aziendali fornendoci altresì molteplici spunti per future applicazioni.