Project Description

Cliente

Gruppo Varvel progettazione e realizzazione motoriduttori, riduttori e variatori per applicazioni fisse di piccola e media potenza

Dipartimenti coinvolti

  • Vendite
  • Acquisti

Tecnologie applicate

  • Document management e workflow
  • Sharing & Collaboration
  • Fatturazione e conservazione elettronica

Le esigenze dell’azienda

Dal 1955, il Gruppo Varvel  progetta e realizza riduttori e variatori per applicazioni fisse di piccola e media potenza, con una presenza in più di 60 paesi in tutti i cinque continenti. Varvel opera a livello globale e vanta una produzione interamente Made in Italy certificata dai più elevati standard internazionali: questo ha consentito al gruppo di distinguersi nel panorama internazionale per l’innovazione, la qualità e l’affidabilità della propria offerta.

Le caratteristiche distintive di Varvel sono da sempre la flessibilità e la rapidità delle consegne, anche per prodotti ordinati all’ultimo minuto: ciò permette una competizione a livello globale anche con le grandi aziende del settore, mediante spedizioni spesso entro il giorno successivo a quello dell’ordine. Tali caratteristiche possono essere mantenute solo grazie all’adozione di processi molto snelli e alla forte interazione fra le diverse aree aziendali; per migliorare continuamente tali aspetti l’innovazione della gestione aziendale si deve concentrare sul rendere automatici i processi a basso valore aggiunto.

Varvel necessitava quindi di uno strumento in grado di snellire i propri processi, spesso caratterizzati da una forte interazione tra le diverse aree aziendali.

Queste le principali necessità che abbiamo affrontato:

  • digital transformation trasversale in azienda;
  • eliminazione della carta;
  • sveltimento dei passaggi di informazioni.

Le Aree e i principali processi coinvolti sono stati:

  • ciclo passivo / acquisti;
  • ciclo attivo / vendite;
  • gestione schede tecniche prodotto;
  • sistemi di gestione qualità / ambiente / sicurezza;
  • documentazione per l’internazionalizzazione.

Le soluzioni

Dematerializzazione del ciclo attivo

Non sempre è possibile gestire il flusso di tutti i documenti in maniera semplice e puntuale utilizzando solamente l’ERP aziendale. Per questo Varvel ha deciso di dotarsi di una piattaforma dedicata al Business Process Management per digitalizzare le Pratiche di Consegna, e con esse tutta la relativa documentazione che oggi risulta completamente paperless.

La stessa gestione dei registri degli spedizionieri e delle operazioni doganali, vista l’elevata internazionalizzazione dell’azienda, è stata completamente dematerializzata, al fine di migliorare il processo di controllo della fatturazione per l’export.

La digitalizzazione ha coinvolto anche la prevendita che, gestendo commesse a progetto oltre che a listino, trae beneficio dalla possibilità di accedere allo storico elettronico dei progetti, valorizzando al massimo il know-how sviluppato negli anni. La trasformazione digitale ha coinvolto anche la condivisione con tutta la clientela degli aggiornamenti dei listini, con il relativo monitoraggio della presa visione.

Dematerializzazione del ciclo passivo

L’obiettivo del miglioramento continuo del “time to market” passa attraverso la gestione agile delle richieste di offerta ai fornitori, che avviene grazie a una modulistica auto-generata e inviata ai potenziali fornitori individuati di volta in volta, e alla possibilità di analisi in tempo reale degli andamenti storici delle forniture.

Il vero valore aggiunto resta la completa dematerializzazione di DDT e fatture fornitore, ricevuti via email e gestiti in maniera automatizzata, grazie all’integrazione fra ARXivar e l’ERP in uso (in questo caso SAP), in relazione a processi sia di registrazione contabile, che di approvazione.

La digitalizzazione di quest’ultimo processo ha rappresentato la conquista più importante del progetto, poiché le informazioni utili al suo corretto funzionamento sono, per definizione, poco standardizzabili e difficilmente gestibili dagli applicativi gestionali.

Digitalizzazione degli schemi di certificazione e delle scadenze

La possibilità di competere nei mercati internazionali passa attraverso la conformità agli standard di qualità, ambiente e sicurezza, che Varvel gestisce ora in maniera digitale, soprattutto per quanto riguarda le revisioni dei documenti, la loro approvazione e la gestione delle scadenze di manutenzione di macchine e strumenti di misura e taratura.

Fanno parte di tale gestione anche lo scadenzario di requisiti legislativi, dei rapporti di audit e delle non conformità rilevate, con le relative azioni correttive o preventive previste.

La testimonianza

Gestire le informazioni e veicolarle al meglio, condividendole con tutte le aree aziendali, rappresenta la partenza della nostra trasformazione digitale internazionalizzata.
In particolar modo abbiamo snellito e reso più efficienti tutte quelle attività difficilmente digitalizzabili attraverso l’ERP aziendale, ma aderenti alle nostre caratteristiche distintive: la flessibilità e la rapidità delle consegne.
L’inserimento di ARXivar come strumento di lavoro ha dato una spinta al miglioramento organizzativo di tutta l’azienda.

Barbara Brunetti
Responsabile IT Gruppo Varvel SpA